Soms heb je meerdere dashboards nodig die dezelfde data bevatten. Dan kun je in dit tweede dashboard diezelfde data opnieuw inlezen met de Power BI Connector. Het nadeel is dat dezelfde data dan dubbel wordt opgehaald uit het externe pakket.
Wanneer je data ophaalt uit andere systemen dan heb je te maken met limieten. Veel API’s hanteren een fair use policy waarbij je dagelijks een bepaalde hoeveelheid data mag ophalen. Als je dagelijks meerdere keren dezelfde data ophaalt, dan kun je tegen deze limieten aanlopen. Met alle issues van dien.
Meerdere versies van de data
Naast de API-limieten heeft het ook een ander nadeel om dezelfde data dubbel in te lezen. De inhoud van de data kan dan namelijk verschillend zijn doordat de data niet op hetzelfde moment wordt ingelezen. Dat betekent dat de verschillende dashboards andere cijfers kunnen laten zien. Dat is uiteraard niet wat je wilt.
Data hergebruiken
Wanneer je in een nieuw dashboard dezelfde data nodig hebt dan kun je de data uit een eerder dashboard hergebruiken. In plaats van dat je de data opnieuw importeert met de Power BI Connector, importeer je de data uit het andere dashboard.
In Power BI Desktop kies je voor ‘Get data’ en vervolgens ‘Power BI Dataset’.
Daarna kies je de dataset waaruit je de gegevens wilt inlezen. (Let op: deze dataset moet in een andere werkruimte staan dan ‘Mijn werkruimte’!)
Als je al andere tabellen in Power BI Desktop hebt staan dan krijg je de vraag welke tabellen je wilt toevoegen. Als er nog geen tabellen in Power BI Desktop staan, dan zal Power BI in eerste instantie alle tabellen uit de andere dataset inlezen. Dat kun je aanpassen door onderin op ‘Make changes to this model’ te klikken.
Klik op ‘Add a local model’.
Je krijgt dan alsnog het scherm te zien waarin je de gewenste tabellen kunt kiezen. Selecteer bij voorkeur alleen de tabellen die je nodig hebt. Om te voorkomen dat er later ongevraagd extra tabellen worden toegevoegd kun je het beste ‘Include tables added later’ uitvinken. Klik dan op Submit.
De tabellen worden nu ingelezen en getoond in het datamodel van je nieuwe Power BI bestand. Merk op dat ook alle relaties én DAX-measures worden overgenomen uit het andere dashboard. Nog een reden om de data op deze manier te hergebruiken, want zo weet je ook zeker dat in beide dashboards dezelfde berekeningen worden gemaakt!
Je kunt hierna op de gewone manier nog extra tabellen toevoegen of nog extra DAX-measures toevoegen. Als het nieuwe dashboard klaar is publiceer je deze ook net als anders naar de Power BI Service.
Power BI Service
In het nieuwe dashboard heb je in de Power BI Service een extra databron. Namelijk de databron van de andere dataset uit de Power BI Service. Daarvoor moeten we de data source credentials instellen.
In de instellingen van de dataset vul je dit in onder het kopje ‘Data source credentials’.
Je kiest voor de authenticatie methode OAuth2 en stelt het privacy level in op Organizational. Dan klik je op ‘Sign in’ en log je in met je Office 365 account.
Het instellen van de geplande vernieuwing werkt verder hetzelfde als voorheen.
Eén versie van de waarheid
Op deze manier werken alle dashboards met dezelfde versie van de data en zullen ze dus ook dezelfde cijfers laten zien. Je krijgt één versie van de waarheid en voorkomt onduidelijkheden door versie verschillen.