In de tab ‘Bedrijven’ staan alle administraties waarvan de Fabric BI Connector gegevens kan inlezen.
Alleen beheerders kunnen bedrijven toevoegen of wijzigen. Een gebruiker zonder beheerdersrechten kan alleen de lijst met bedrijven zien, om zo de administratiecode op te kunnen zoeken.
Bedrijven kunnen op 2 manieren worden toegevoegd aan de lijst, door ze vanuit Exact Online te importeren, of door ze handmatig toe te voegen.
Bedrijven importeren
Om bedrijven te kunnen importeren moet eerst de verbinding met Exact Online zijn gemaakt, zoals uitgelegd op 1.3 Connectors. Daarna wordt de knop ‘Importeer bedrijven’ zichtbaar.
De werkwijze is als volgt:
- Klik op ‘Importeer bedrijven’ en kies ‘Exact Online (Fabric)’.
- Vink de bedrijven aan die je wil toevoegen.
- Klik op de knop Importeren.
De bedrijven worden nu toegevoegd aan de lijst, met de administratiecode en de naam zoals die in Exact Online gebruikt worden.
Als er al een bedrijf met dezelfde administratiecode of naam aanwezig was, dan krijgt het nieuw geïmporteerde bedrijf de toevoeging ‘-1’. Je kunt indien gewenst de administratiecode en naam aanpassen, door op de regel te klikken en de gegevens te bewerken. De uitleg van de invulvelden lees je hieronder.
Bedrijf handmatig toevoegen
Klik op de knop ‘+ Bedrijf’ om een nieuw bedrijf toe te voegen.
Vul de onderstaande gegevens in:
- Administratiecode: dit is een zelfgekozen nummer voor het bedrijf, bijvoorbeeld een bekend eigen klantnummer of bedrijfsnummer. (Deze administratiecode wordt straks in Fabric gebruikt om de data van dit bedrijf te importeren.)
- Naam: dit is de naam van het bedrijf
- Tags (optioneel): met tags kun je bedrijven groeperen, zodat je ze eenvoudiger kunt zoeken en filteren. Bij de import in Fabric kun je de tags ook gebruiken om een groep bedrijven met dezelfde tag in één keer in te lezen. Als je later bedrijven toevoegt aan een tag, dan worden ze automatisch toegevoegd aan de import in Fabric.
- Gebruikers: vink de gebruikers aan die de data van dit bedrijf mogen importeren.
- Connectors: vink de optie Exact Online (Fabric) aan en vul de division-code in van de Exact Online administratie. Wanneer je ook de Power BI Connector voor Exact Online gebruikt, dan wordt de division-code daarvan overgenomen. (Elke administratie heeft in Exact Online een unieke division-code. Hieronder vind je de uitleg waar je de division-code in Exact Online kunt vinden.)
Klik daarna op Opslaan.
Division code Exact Online
De Division-code kun je op deze manier vinden in Exact Online:
- Log in op Exact Online.
- Klik linksboven op je bedrijfsnaam om het menu uit te klappen.
- Selecteer de administratie waarvoor je de Division-code wilt weten.
- De Division-code wordt weergegeven in de URL van de browser. De URL ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
- Het getal achter Division= (in dit voorbeeld 2326485) is de Division-code van de administratie.
Als er geen “Division=” in de adresbalk staat, dan kun je de Division code ook op deze manier vinden:
- Klik links bovenin op de naam van de administratie en kies vervolgens voor ‘alle opties’.
- Zweef vervolgens met de muiscursor boven de naam van de administratie (niet klikken).
- Onderin de balk van de browser wordt de Division-code getoond.
Toegang tot administratie in Exact Online
In Exact Online kun je de toegang van PowerBIConnector.nl per administratie aan of uit zetten. Het is goed om te controleren of PowerBIConnector.nl toegang heeft tot deze administratie, om te voorkomen dat je bij het importeren een foutmelding krijgt.
Je kunt de toegang tot een administratie in Exact Online als volgt instellen:
- Klik op het Beheer-menu links boven en kies de optie Import/Export
- Ga naar Appmachtigingen
- Klik op PowerBIConnector.nl
- Scroll naar beneden, naar de sectie “Toegang tot”
- Klik rechts op “Administraties beheren”
- Voeg de benodigde administraties toe en klik op Opslaan