Power BI voor accountants (3/3) – Gebruik voor interne analyse

Power BI is bezig met een opmars. Op een eenvoudige manier kun je, zonder al teveel technische kennis, je eigen dashboards maken. Ook veel accountants zijn Power BI aan het ontdekken. Maar toch zie ik ook dat veel accountants nog moeite hebben om Power BI écht in te zetten in de praktijk.

Interne databronnen

Naast dat je Power BI kunt inzetten voor je klanten, kun je het uiteraard ook gebruiken voor de interne rapportage. Als kantoor werk je met verschillende systemen: (meerdere) boekhoudpakketten, lonen, hrm, urenregistratie, crm, fiscaal, etc. Elk van die systemen geeft losse rapportages over alleen de eigen data. Met Power BI is het mogelijk om de data uit meerdere systemen bij elkaar te brengen. Dat geeft mogelijkheden voor dashboards en inzichten die anders onmogelijk gemaakt kunnen worden.

Financieel

Als je toch met Power BI bezig bent, dan wil je daarin uiteraard ook de financiële informatie van het kantoor zien. Overzichten van omzet en resultaat, vergeleken met budget en vorig jaar. Maar ook de trend van de urenomzet en abonnementsomzet. Of welke klanten genereren de meeste omzet, welke klanten laten een omzetstijging zien en welke een omzetdaling. De praktijk leert dat je de financiële dashboards al doende steeds verder uitbreidt en aanpast aan de actuele informatiebehoefte.

Uren

Als kantoor moet je het hebben van de uren, of die nu als uurtje-factuurtje berekend worden of in de vorm van een abonnement. In beide gevallen wil je weten waar de tijd aan besteed wordt en hoe facturabel de medewerkers zijn. Bij een abonnementsvorm wil je daarbij ook weten in hoeverre de uren gedekt worden door de abonnementsomzet. Bij een urendashboard heb je eigenlijk altijd een combinatie met de financiële data van het kantoor. Het combineren van databronnen, wat Power BI standaard mogelijk maakt, is hierbij een handige functionaliteit.

Monitoring

Een andere vorm van interne dashboards gaat over de monitoring van de klantadministraties. Door data van meerdere administraties in te lezen is het mogelijk om de stand van zaken van de klantadministraties in beeld te brengen. Bijvoorbeeld tot en met wanneer de facturen of bankmutaties geboekt zijn. Of hoeveel procent van de inkoopfacturen automatisch herkend kon worden. In de bedrijfsfilosofie van het ‘altijd bij’ zijn, is het goed om te monitoren waar het proces verder geoptimaliseerd kan worden. Als kantoorleider wil je vanuit een helicopterview kunnen zien wat de status is, bij uitzonderingen wil je op de details kunnen inzoomen.

Samengevat

Power BI biedt enorm veel mogelijkheden voor de interne rapportage. De kracht ligt hier in het kunnen combineren van data uit verschillende systemen. Dat opent de deur naar nieuwe inzichten en analyses, die zonder deze functionaliteit simpelweg niet voorhanden zouden zijn.

2 reacties

  1. Avatar
    Frank van den Hurk AA

    Welke gecertificeerde PE punten zijn er te behalen?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *