Om te beginnen geven we je een aantal belangrijke tips over het inrichten van je datamodel en het maken van rapporten en dashboards in Power BI Desktop.
- Importeer alleen de tabellen en velden die je gebruikt in je dashboard. Probeer het datamodel zo compact mogelijk te houden, dat voorkomt een traag dashboard en houdt het datamodel overzichtelijk. Zie Gegevensreductietechnieken voor het importeren van modellen – Power BI | Microsoft Docs.
- Hergebruik de data uit andere dashboards. Dat zorgt ervoor dat verschillende dashboard dezelfde gegevens laten zien en voorkomt dubbel dataverbruik. Zie Data uit ander dashboard hergebruiken – Power BI Connector.
- Maak een archiefbestand voor historische data. Dat voorkomt onnodig dataverbruik voor ongewijzigde gegevens. Zie Historische data archiveren – Power BI Connector.
- Zie ook de andere tips op 2.6 Tips Power BI Desktop – Power BI Connector.
Gegevens inlezen
De Power BI Connector kan als volgt gebruikt worden in Power BI Desktop (we gaan hierbij uit van een Engelstalige versie van Power BI Desktop):
- Klik op Get Data.
- Kies de ‘Connector voor Exact Online (by PowerBIConnector.nl)’. Klik hier als de connector niet zichtbaar is en klik hier als je een melding krijgt over ‘niet-gecertificeerde connectors’.
- Klik op Connect.
- De eerste keer dat je de connector gebruikt zal Power BI een melding geven over een ‘third party connector’, deze melding kun je uitschakelen.
- Vul de administratiecodes (zie hoofdstuk Bedrijven) in van de bedrijven die je wilt inlezen. Bijvoorbeeld “10000” voor 1 bedrijf of “10000,10001,10002” voor meerdere bedrijven (kommagescheiden, zonder spaties). In plaats van de specifieke administratiecodes kun je ook “all” gebruiken voor alle bedrijven en “tag:groep1” of “tag:groep1,groep2” voor alle bedrijven met deze tag(s). Voorwaarde is dat jouw gebruiker bij deze bedrijven is aangevinkt.
- Vul het aantal jaren in dat je wilt inlezen, gerekend vanaf het huidige jaar. (Bijvoorbeeld in 2026 betekent 3 jaar dat je de jaren 2024 t/m 2026 inleest.) De default waarde als je dit veld leeg laat is 1 jaar.
- Klik op OK.
- Vul nu de Connector Key in die je gekopieerd hebt van PowerBIConnector.nl (zie hoofdstuk Account)
- Klik op Connect.
- Nu worden alle voorgedefinieerde tabellen uit Exact Online getoond. Vink de gewenste tabellen aan en klik op Load. Indien gewenst kun je ook klikken op Transform Data om de te laden tabellen verder te bewerken in de Power Query Editor.
- De tabellen uit Exact Online worden nu in Power BI Desktop getoond als gewone tabellen met dezelfde mogelijkheden als alle andere tabellen in Power BI Desktop.
Tip: één van de basisregels bij het inrichten van een datamodel in Power BI is om alleen de tabellen en velden in te lezen die je nodig heb in je dashboard. Probeer het datamodel zo compact mogelijk te houden, dat geeft een betere performance en houdt het model overzichtelijk. Lees hier nog meer tips over Power BI Desktop.